15+ RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÒNG TRÁNH HIỆU QUẢ

Sự kiện khai trương đánh dấu một cột mốc quan trọng, mở ra chương mới đầy kỳ vọng. Thế nhưng, ẩn sau sự hào hứng ấy là vô số "hòn đá ngầm" tiềm ẩn, sẵn sàng thử thách sự chuẩn bị của bạn. Điểm danh hơn 15 rủi ro thường gặp dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và chủ động ứng phó.

Tổ chức sự kiện khai trương – bước đệm thành công cho doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, tổ chức sự kiện khai trương không chỉ là nghi lễ đánh dấu ngày đầu tiên hoạt động của một cửa hàng hay doanh nghiệp. Đây còn là dịp quan trọng để truyền thông thương hiệu, thu hút khách hàng và tạo dựng uy tín ngay từ những bước đầu.

Một buổi khai trương thành công sẽ giúp doanh nghiệp:

• Gây ấn tượng mạnh với khách hàng tiềm năng

• Tạo hiệu ứng lan tỏa trên mạng xã hội

• Gắn kết đối tác, nhân viên và cộng đồng

• Mang lại sự may mắn và khởi đầu thuận lợi theo phong thủy – tâm linh

Tuy nhiên, phía sau sự hoành tráng của một sự kiện là hàng loạt rủi ro tiềm ẩn nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng. Hãy cùng điểm qua hơn 15 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện khai trương và cách phòng tránh hiệu quả nhất.

15+ rủi ro có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện khai trương

1. Rủi ro về kỹ thuật

Sự cố có thể gặp phải là: đèn đột ngột tắt, hệ thống âm thanh không ổn định, hoặc trục trặc ở màn hình chiếu trên sân khấu… Đây là những rủi ro kỹ thuật của hệ thống thiết bị trên sân khấu, có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình, thậm chí buộc phải tạm dừng. Điều này không chỉ làm khách tham dự cảm thấy không thoải mái do phải đợi, mà còn vì nó có thể làm mất đi mạch cảm xúc của sự kiện.

Đối với các thiết bị điện như âm thanh, ánh sáng, việc lắp đặt tủ điện dự phòng là quan trọng để đảm bảo duy trì nguồn điện ít nhất vài phút khi có sự cố, đến khi kỹ thuật điện chính được khắc phục. Trong khi đó, đối với hệ thống màn hình LED, cần sử dụng thiết bị nguồn phát có cấu hình cao, đủ tải cho từng loại màn hình, để tránh tình trạng treo máy, mất nguồn, và cần phải có một số laptop dự phòng sẵn sàng đối mặt với những tình huống khẩn cấp không mong muốn.

2. Rủi ro về không gian tổ chức sự kiện

Rủi ro về không gian tổ chức sự kiện đặt ra nhiều thách thức và cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Một số rủi ro phổ biến liên quan đến không gian:

• Diện tích không gian hạn chế, chưa phù hợp với số lượng khách mời và tính chất của sự kiện.
• Thiết kế không gian kém linh hoạt, khó sắp đặt và không phản ánh được tinh thần của sự kiện.
• Khó quản lý hiệu quả về không gian làm ảnh hưởng đến trải nghiệp của khách tham dự.
• Không gian không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về âm thanh, ánh sáng hoặc thiết bị kĩ thuật.
• Không gian không đảm bảo an toàn.

Bằng cách đối mặt và quản lý những rủi ro này, người tổ chức có thể đảm bảo không gian của sự kiện là một yếu tố tích cực, đóng vai trò quan trọng trong trải nghiệm toàn diện cho khách tham dự.

3. Thời tiết xấu – không có phương án dự phòng

Ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện ngoài trời, và gián tiếp tới sự kiện trong nhà, yếu tố thời tiết ngoài ý muốn là rủi ro nghiêm trọng mà đơn vị tổ chức khó có thể kiểm soát. Mưa bão, nắng gắt, lạnh giá hay gió mạnh tạo nên ảnh hưởng tới đối với tổ chức sự kiện, có thể phải thay đổi địa điểm hoặc tạm dừng sự kiện.

4. Rủi ro trong quản lý an ninh nội bộ

Việc giao tiếp giữa nhiều người, nhiều hội nhóm trong một sự kiện là không thể tránh khỏi. Và thường xuyên suốt hiện trong các sự kiện là tiệc tùng, bia rượu. Chính vì vậy, việc va chạm với nhau là điều khó tránh khỏi, hoặc có thể là việc khách tham dự sử dụng các loại chất cấm, chất kích thích,...

Hãy luôn có một đội ngũ bảo an túc trực tại các khu vực, và đội ngũ helper giám sát tại mọi khu vực. Tránh để việc xảy ra thương tích, hoặc sử dụng chất cấm trong sự kiện, vì nếu điều đó xảy ra, đơn vị tổ chức sẽ là người phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

5. Âm thanh – ánh sáng trục trặc

Gây khó chịu cho khách mời, ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm.

6. Rủi ro cháy nổ

Sự kiện là nơi tập trung nhiều trang thiết bị, đặc biệt là thiết bị điện. Một sự kiện lớn sẽ càng có nhiều trang thiết bị và việc chập điện hay đoản mạch là hoàn toàn có thể xảy ra, hậu quả có thể gây cháy nổ, thiệc hại về người và của.

7. Thiếu kế hoạch truyền thông – PR cho sự kiện

Dẫn đến sự kiện diễn ra "âm thầm", không tạo được hiệu ứng lan tỏa.

8. Nghi lễ cúng khai trương không đúng quy chuẩn

Cúng sai giờ, mâm lễ sơ sài, thiếu người dẫn nghi lễ chuyên nghiệp.

9. Trang trí không đúng nhận diện thương hiệu

Màu sắc, logo không đồng nhất khiến thương hiệu bị loãng. Đây là một lỗi vô cùng cơ bản mà nhiều nhà tổ chức sự kiện bị mắc phải.

10. Không quản lý được số lượng khách mời

Dẫn đến thiếu chỗ ngồi, tiếp đón lộn xộn hoặc không đúng đối tượng.

11. Setup trễ tiến độ

Ảnh hưởng đến giờ khai mạc, khiến khách phải chờ đợi.

12. Thiếu đội xử lý sự cố tại hiện trường

Mỗi lỗi nhỏ không được khắc phục nhanh có thể “vỡ trận” chương trình.

13. Không xin giấy phép tổ chức

Dễ bị chính quyền xử phạt hoặc đình chỉ giữa chừng.

14. Không có quay phim – chụp ảnh chuyên nghiệp

Mất tư liệu truyền thông hậu sự kiện – một sai lầm đáng tiếc.

15. Không có checklist kiểm tra trước giờ G

Bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào cũng đều phải qua quá trình kiểm tra và duyệt trước khi chạy chương trình chính thức. Để nếu có vấn đề phát sinh thì đội ngũ kịp thời khắc phục nhằm hướng tới buổi sự kiện diễn ra tốt đẹp.

Hậu quả khi rủi ro xảy ra trong sự kiện khai trương

Một sự kiện khai trương gặp lỗi sẽ để lại những hậu quả nghiêm trọng như:

• Mất hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác

• Gây thiệt hại tài chính do tốn kém mà không đạt hiệu quả

• Ảnh hưởng tinh thần – phong thủy – khởi đầu xui xẻo

• Đánh mất cơ hội truyền thông, viral thương hiệu

Giải pháp phòng tránh rủi ro hiệu quả

Để đảm bảo sự kiện khai trương thành công, bạn nên:

• Lập kế hoạch chi tiết: từ thời gian, ngân sách đến nhân sự và truyền thông

• Xây dựng checklist kiểm tra kỹ lưỡng trước, trong và sau sự kiện

• Chuẩn bị phương án dự phòng cho mọi tình huống: mưa, cúp điện, MC đến trễ...

• Tổng duyệt chương trình trước ngày diễn ra

• Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và có năng lực xử lý sự cố

Gợi ý đơn vị cung cấp dịch vụ khai trương trọn gói uy tín

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tổ chức sự kiện đáng tin cậy, hãy lựa chọn đơn vị:

• Có kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương – động thổ – khánh thành chuyên nghiệp

• Cung cấp dịch vụ trọn gói: từ kịch bản, lễ nghi, MC, âm thanh ánh sáng đến truyền thông

• Am hiểu phong thủy – nghi lễ truyền thống

• Cam kết chất lượng, đúng tiến độ và bảo mật thông tin

CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGUYỄN HÙNG là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với hàng trăm lễ khai trương thành công trên toàn quốc. Liên hệ ngay để nhận tư vấn & báo giá miễn phí!

Địa chỉ: 60/99B Ấp 7, Xã Xuân Thới Thượng, Huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh

Số điện thoại: 0378 777 575

Email: nguyentuanhung7575@gmail.com

Website: quangcaongoaitroivn.com

Tổ chức lễ khai trương là bước khởi đầu đầy ý nghĩa, cần sự đầu tư nghiêm túc và chuyên nghiệp. Với hơn 15 rủi ro đã phân tích, doanh nghiệp cần cẩn trọng để tránh biến buổi lễ trọng đại thành một thất bại truyền thông.

Hãy lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện khai trương uy tín, chuẩn bị kỹ lưỡng và luôn có kế hoạch B cho mọi tình huống – để khởi đầu được thuận buồm xuôi gió, phát lộc phát tài!